Quel contrat de maintenance pour mon photocopieur ?
Il n’y a pas de réponse toute faite à la question du besoin d’un contrat de maintenance pour mon photocopieur. Comme le dirait Fernand Raynaud, cela dépend. Cela ne dépend pas du vent ou de la météo, mais de l’importance de votre photocopieur pour votre entreprise et du risque que vous êtes prêt à prendre.
Si vous avez absolument besoin de votre copieur jour après jour, et qu’un temps d’arrêt de plus de quatre heures n’est pas acceptable, il vous faut un contrat de maintenance. C’est le seul moyen d’être sûr qu’un technicien qualifié interviendra sur votre copieur dans les quatre heures suivant le signalement du problème.
Toutefois, si vous acceptez d’être privé de votre copieur pendant 24 ou 48 heures le temps qu’un technicien vienne chez vous, vous n’êtes pas obligé de souscrire un contrat de maintenance. Tout comme lorsque votre voiture tombe en panne, vous prenez rendez-vous avec un technicien qui viendra réparer votre machine.
Combien coûte un contrat d’entretien de copieur ?
Un contrat de maintenance est coûteux. Il vous permet d’avoir l’esprit tranquille mais il n’est pas bon marché. En fonction de votre localisation, comptez entre 55 et 65 euros pour 1000 copies couleur et environ 6 euros pour 1000 copies noir et blanc. Pour une entreprise qui imprime 30 000 copies par an (moyenne nationale), cela représente environ 1650 euros. Dans ce contrat, les heures d’intervention, les encres et les pièces détachées sont incluses.
Il existe deux types de contrat, le contrat à la copie, avec lequel vous ne payez que ce que vous imprimez et le contrat de type forfaitaire qui prévoit un coût fixe pour un volume d’impression donné et une facturation à la copie au-delà.
Quelle est l’alternative à un contrat de maintenance de photocopieur ?
Vous êtes en droit de parier que votre photocopieur ne tombera pas en panne. L’heure d’intervention d’un technicien étant facturée entre 85 et 95 euros, vous pouvez parier sur le fait qu’une intervention ponctuelle vous coûtera moins cher qu’un contrat. Surtout si vous imprimez peu.
Si vous voulez économiser sur le contrat de maintenance, deux facteurs sont à prendre en compte : l’état du copieur que vous achetez et l’usage que vous en ferez.
- Si vous optez pour un copieur neuf ou remis à neuf, il y a peu de chances que vous rencontriez une panne au cours de la première année d’utilisation. Les copieurs modernes sont très fiables. Peu de pannes nécessitent l’intervention d’un technicien. 70 % d’entre elles disparaissent après un arrêt ; 20 % peuvent être résolues en étant guidé au téléphone par un technicien.
- Si vous choisissez une machine d’occasion ou reconditionnée, le risque de devoir intervenir est beaucoup plus important et dépend du niveau d’usure de la machine et de la qualité de l’entretien qu’elle a reçu au cours de sa première vie.
La façon dont vous utilisez le copieur influencera aussi grandement le besoin d’entretien. Si vous êtes sûr que le personnel de votre entreprise prendra soin du copieur et veillera à ce que les trombones, agrafes, anneaux… ne s’approchent jamais de votre machine, il y a peu de chances que vous rencontriez un problème. Dans le cas contraire, préparez-vous à de mauvaises surprises. On sous-estime les dégâts que peut causer un anneau sur un tissu de transfert lors d’une simple opération pour retirer une feuille coincée…
Sans contrat de maintenance, vous devrez payer les heures du technicien (déplacement et intervention), les pièces de rechange, les consommables et les encres.
En cas de problème, vous ne pourrez pas vous en sortir en donnant un coup de fil à votre revendeur. Même pour un bourrage papier. Un technicien ne vous aidera pas à distance si vous n’avez pas de contrat de service ou si vous n’êtes pas prêt à payer ses heures. Comme vous, son temps est son gagne-pain et il vous facturera le temps passé, même par téléphone. Votre mécanicien a-t-il déjà entretenu votre voiture gratuitement ?
En résumé, la décision d’opter ou non pour un contrat d’entretien dépend vraiment du pari que vous êtes prêt à prendre. C’est comme pour votre voiture : êtes-vous prêt à prendre le risque d’une immobilisation de plusieurs jours et à payer les heures des techniciens et les pièces d’usure en cas de panne, ou préférez-vous être couvert par un contrat ?
Quelle que soit votre décision, n’oubliez pas qu’un contrat d’entretien ou une garantie du fabricant ne couvrira pas une utilisation anormale de votre équipement. Si vous faites une erreur d’utilisation de votre photocopieur, vous devrez en payer le prix. Un contrat de maintenance n’est pas une assurance tous risques.