Une commune peut vendre librement ses copieurs réformés, à condition qu’ils lui appartiennent. La décision revient au conseil municipal, ou au maire s’il a reçu délégation pour les cessions jusqu’à 4 600 €. Il reste ensuite à fixer un prix défendable, à traiter les données des disques durs, puis à encaisser la recette et sortir les biens de l’inventaire. Voici les six étapes, dans l’ordre.
1. Vérifier que les copieurs appartiennent à la commune
C’est la première question, et la réponse surprend souvent : beaucoup de communes louent leurs copieurs, par un marché de location-maintenance ou via l’UGAP. Dans ce cas, les machines appartiennent au loueur, qui les reprend en fin de contrat. La commune ne peut pas les vendre.
Pour trancher, regardez deux documents :
- l’inventaire des biens, tenu par l’ordonnateur : un copieur acheté y figure avec sa date et sa valeur d’acquisition ;
- le marché ou le contrat : « location », « location-maintenance » ou « coût à la page » signale un parc loué ; « acquisition » ou « fourniture », un parc acheté.
Un parc renouvelé par vagues peut mêler les deux. Dans le doute, on sépare les machines achetées, qui seules peuvent être cédées.
2. Une vente libre, sans déclassement
Un copieur n’appartient pas au domaine public de la commune, réservé pour les biens mobiliers aux collections et objets d’intérêt historique, artistique ou scientifique. Il relève de son domaine privé, et la cession d’un bien mobilier du domaine privé est libre : pas de procédure de déclassement, pas d’adjudication obligatoire. La commune peut vendre de gré à gré à l’acheteur de son choix.
Ce qu’on attend d’elle, c’est une décision régulière et un prix justifié : une cession à un prix sans rapport avec la valeur du bien peut être contestée.
3. Qui décide : le conseil, ou le maire par délégation
Deux voies sont possibles.
- La délibération du conseil municipal. C’est la voie de droit commun, quel que soit le montant. Elle demande d’inscrire la cession à l’ordre du jour d’un conseil. Comptez avec le calendrier des séances : une offre valable 60 jours laisse le temps d’attendre la prochaine.
- La décision du maire par délégation. Le conseil peut déléguer au maire, pour la durée du mandat, la décision « d’aliéner de gré à gré des biens mobiliers jusqu’à 4 600 euros » (article L. 2122-22, 10° du code général des collectivités territoriales). Le maire rend ensuite compte de sa décision au conseil (article L. 2122-23). Vérifiez la délibération de délégation de début de mandat : beaucoup de communes l’ont accordée, toutes ne l’ont pas fait.
Pour un département, le mécanisme est le même : délibération du conseil départemental ou de la commission permanente, ou décision du président par délégation jusqu’à 4 600 € (article L. 3211-2, 10° du même code).
En pratique, même sous ce seuil, plusieurs villes préfèrent passer par le conseil municipal. C’est le cas des trois communes qui nous ont cédé leur parc.
4. Fixer un prix que le conseil et le comptable accepteront
Un copieur réformé n’a pas de cote officielle. Sa valeur dépend du modèle, de son âge, de son compteur, de son état, et surtout de l’existence d’un marché de réemploi pour lui. Un multifonction A3 récent se revend bien à l’export ; une imprimante jet d’encre ou un modèle de plus de dix ans ne vaut presque rien.
Pour justifier le prix :
- demandez une offre écrite détaillée, machine par machine, avec la marque, le modèle, le numéro de série et le prix unitaire. C’est la pièce que l’on joint à la délibération ou à la décision ;
- comparez si vous le souhaitez avec une seconde offre ou avec les résultats de ventes aux enchères de matériel comparable ;
- vérifiez la durée de validité : elle doit couvrir le délai jusqu’à la décision.
Pour que l’offre soit juste, transmettez un inventaire précis : marque, modèle, numéro de série, compteur total, année d’acquisition et site. Le compteur se lit dans le menu « Compteur » de chaque machine.
5. Traiter les données des disques durs
C’est le point que le service informatique soulève en premier, à raison. La plupart des copieurs multifonctions contiennent un disque dur ou une mémoire qui conserve des documents numérisés, des carnets d’adresses, des comptes utilisateurs et des journaux d’impression. Comme responsable de traitement, la commune doit s’assurer que ces données ne sortent pas avec la machine.
Un simple formatage ne suffit pas. Trois solutions existent :
- le retrait des disques sur place, remis à la commune qui les conserve ou les fait détruire ;
- l’effacement certifié par un logiciel spécialisé, avec un certificat par numéro de série à conserver au dossier ;
- la fonction d’effacement intégrée à certains copieurs, à lancer par le service informatique avant l’enlèvement.
Quelle que soit l’option, écrivez-la dans la délibération ou la décision, et gardez la preuve (bon de remise des disques ou certificats).
6. Encaisser, puis sortir les biens de l’inventaire
Une fois la décision exécutoire, la commune émet un titre de recette au nom de l’acheteur. Exigez que le paiement intervienne avant l’enlèvement : la commune ne se dessaisit jamais de ses biens contre une simple promesse.
Après l’enlèvement, l’ordonnateur sort les biens de son inventaire et le comptable public de l’état de l’actif, sur la base de la décision et du titre de recette. Gardez dans le dossier :
- la délibération ou la décision, avec l’inventaire en annexe ;
- l’offre écrite de l’acheteur ;
- le titre de recette et la preuve de paiement ;
- le bon d’enlèvement et les justificatifs pour les disques.
Les autres options, et quand les choisir
La vente de gré à gré n’est pas la seule voie. Le bon choix dépend de la valeur du parc et du temps dont dispose le service.
| Option | Quand elle convient | Points d’attention |
|---|---|---|
| Vente de gré à gré à un racheteur spécialisé | Un parc de copieurs professionnels de moins de dix ans | Offre écrite à joindre à la décision ; paiement avant l’enlèvement ; enlèvement organisé par l’acheteur |
| Vente aux enchères en ligne | La commune veut une mise en concurrence publique, ou vend aussi d’autres biens | Plateformes dédiées aux collectivités ; frais facturés à l’acheteur ; retrait à organiser lot par lot, souvent par des particuliers |
| Don à une association | Du matériel informatique sans valeur marchande, pour une association éligible | Réservé à certaines associations (parents d’élèves, soutien scolaire, utilité publique…), valeur unitaire plafonnée à 300 €, engagement écrit de l’association |
| Destruction en filière DEEE | Des machines hors d’usage et sans pièces valorisables | Coûteuse ; aucune recette ; à confier à un collecteur agréé |
Dans tous les cas, la question des données se pose de la même façon : elle se règle avant que la machine quitte la mairie.
La liste de contrôle
- ☐ Copieurs identifiés comme propriété de la commune (inventaire, marché)
- ☐ Inventaire détaillé : marque, modèle, n° de série, compteur, site
- ☐ Offre écrite reçue, valable jusqu’à la décision
- ☐ Délégation au maire vérifiée, ou cession inscrite à l’ordre du jour du conseil
- ☐ Option retenue pour les disques : retrait ou effacement certifié
- ☐ Décision ou délibération exécutoire
- ☐ Titre de recette émis, paiement reçu avant l’enlèvement
- ☐ Enlèvement réalisé, justificatifs des disques au dossier
- ☐ Biens sortis de l’inventaire et de l’état de l’actif
Des modèles pour gagner du temps
ISHARA rachète et exporte des copieurs professionnels depuis plus de trente ans. Les villes de Narbonne, Saint-Pierre-des-Corps et Montereau-Fault-Yonne nous ont cédé leur parc. Nous mettons à disposition, librement, les documents de ce guide : projet de délibération, modèle de décision du maire, inventaire à compléter et fiche de présentation. Télécharger le kit de cession ou demander une offre écrite.
Ce guide est fourni à titre d’information et ne remplace pas l’avis de vos services juridiques ou de votre comptable public.